Les événements virtuels ont de plus en plus la cote; nous n’avons pas le choix, nous devons y avoir recours. Qu’il s’agisse d’une activité de financement, de l’annonce d’une nouvelle importante ou tout simplement d’une réunion d’employés, Zoom constitue le meilleur moyen de se retrouver en groupe.
À Avenue Communications Stratégiques, nous avons saisi la balle au bond et sommes passés maîtres dans l’organisation, à faible coût, d’événements virtuels efficaces. Nous allons maintenant vous révéler certains de nos secrets!
10. Il va certainement y avoir des problèmes techniques. Relaxez, respirez par le nez! Suivez le courant. Quelle importance si Jean Tremblay décide de partager son écran avec les 200 autres participants? Il va finir par s’en rendre compte et par rentrer dans le rang.
9. Utilisez la fonctionnalité Salles de petits groupes (« Breakout Rooms ») pour les événements réunissant de nombreuses personnes. Vous pouvez donner à la salle un nom ayant un lien avec le thème de l’événement. Choisissez l’option permettant aux participants de se promener de salle en salle. Par exemple, l’équipe d’Avenue Communications Stratégiques a récemment organisé une soirée de danse pour un client; nous avons donné aux salles des noms de boîtes de nuit montréalaises, qui existent encore ou qui ont déjà été populaires. Nous avons encouragé les participants à aller rencontrer leurs amis dans leur boîte de nuit préférée, une fois la partie officielle de la soirée terminée.
8. Préparez vos porte-parole à l’idée de devoir improviser. C’est bien de suivre un scénario et de lire un texte, mais la magie opère souvent lorsqu’il se produit quelque chose d’inattendu.
7. N’hésitez pas à utiliser la fonctionnalité Spotlight. Vous pouvez épingler l’image de deux participants ou plus à l’écran, afin de casser la dynamique de l’activité. Demandez-leur de plaisanter et de se taquiner l’un l’autre.
6. Optez toujours pour la fonctionnalité Salle d’attente (« Waiting Room »), sinon les participants risquent de se joindre à l’événement alors que vous êtes encore en train de vous préparer. Vous n’avez certainement pas envie qu’ils vous entendent jurer ou vous voient courir dans tous les sens parce que vous n’êtes pas tout à fait prêt!
5. Si vous présentez des vidéos, enregistrez-les dans un seul et même fichier, et intercalez des diapositives entre chacune des vidéos, afin d’assurer une transition en douceur. Vous vous assurez ainsi d’être en mesure de garder votre calme lorsque viendra le temps de présenter la vidéo, puisque vous n’aurez pas à la chercher dans vos fichiers pendant le déroulement de l’activité.
De plus, en enregistrant à l’avance toutes les vidéos dans un même fichier, vous évitez aussi de présenter, par inadvertance, une vidéo qui n’a rien à voir avec le thème de la rencontre. Vous n’avez certainement pas envie de faire jouer la vidéo du cinquième anniversaire de naissance de votre enfant ou les images tournées lors de votre dernier séjour dans le Sud!
4. Les sondages permettent aussi d’accroître le degré d’interactivité de l’événement. Ayez en réserve quelques sondages prêts à être utilisés. N’ayez pas peur d’opter pour l’humour, dans la formulation des questions ou dans le choix de la thématique.
3. Les participants vont inévitablement activer leur micro, bien que vous leur demandiez à maintes reprises de ne pas le faire. Que voulez-vous, c’est plus fort qu’eux! La petite icône représentant un micro agit comme un aimant sur eux, et ils ne peuvent s’empêcher d’appuyer sur le bouton. « Est-ce que tout le monde m’entend bien? OUI? Alors, je vous demanderais d’éteindre votre micro dès maintenant! »
2. Faites preuve de créativité. Par exemple, l’équipe d’Avenue Communications Stratégiques ne s’est pas cantonnée dans un créneau unique; nous avons organisé divers types d’événements sur Zoom, allant d’un bal à une soirée de danse, en passant par une conférence de presse diffusée à l’international, pour ne nommer que ceux-là. Le public s’attend à être surpris et veut voir du nouveau; bien que vous craigniez que ce soit ennuyant, après un an de confinement, les gens sont prêts à tout!
1. Faites semblant d’être un expert jusqu’à ce que vous en deveniez un! Personne ne peut se targuer de maîtriser parfaitement l’application Zoom. C’est vous l’expert! Faites vos recherches et foncez! Toutefois, n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide!
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